Hướng dẫn cách quản lý, lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán

     Thực tế mỗi kế toán đều có cách sắp xếp lưu giữ chứng từ kế toán khác nhau, nhằm phù hợp với mục đích sử dụng của doanh nghiệp mình. Nhưng không hẳn ai cũng có cách sắp xếp lưu trữ một cách hiệu quả, để làm được điều này thì “ toiyeuketoan” sẽ chia sẻ một vài lưu ý hỗ trợ cho kế toán viên trong công việc.

Sắp xếp giấy tờ theo các tập

Sắp xếp chứng từ theo thứ tự là điều đầu tiên bạn cần làm. Các chứng từ thu chi để riêng biệt và phải đánh số thứ tự theo ngày tháng phát sinh các chi phí. Kế toán viên chú ý rằng các hóa đơn được trả bằng tiền mặt luôn đi kèm với phiếu chi còn nếu trả qua ngân hàng thì kèm ủy nhiệm thu. Mọi hóa đơn được sắp xếp theo từng tháng để dễ quản lý. Và bạn có thể tổ chức quản lý, phân loại chứng từ như sau:

Quản lý sắp xếp chung chứng từ gốc

• Chứng từ gốc là rất quan trọng vì thế chúng ta cần phải quản lý một cách thận trọng đồng thời sắp xếp theo một quy chuẩn nhất định để dễ quản lý. Sắp xếp tuần tự hàng tháng theo bảng kê thuế đã xuất ra để in và nộp báo cáo thuế. Theo quyết định của cơ quan thuế thì bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính các chứng từ gốc của hóa đơn đầu vào, đầu ra sẽ được đi kèm với tờ khai thuế GTGT đã nộp và nhiệm vụ của kế toán viên là kẹp chúng lại với nhau.
• Thường tại doanh nghiệp mỗi tháng  sẽ có một tập bìa kế toán để riêng loại chứng từ của các tháng.
• Chứng từ của năm nào thì đi kèm với báo cáo với năm đó như báo cáo tài chính, quyết toán thuế,…

Cách sắp  xếp chứng từ hàng ngày

• Chứng từ trong ngày đang trong quá trình chờ xử lý bạn nên ghi rõ : chờ xử lý. Những chứng từ này đưuọc kẹp chung vào đặt vào vị trí dễ quan sát như mặt bàn làm việc để tiện nhắc bạn xem chứng từ đó đã xử lý xong chưa đồng thời tránh bị mất
• Kết thúc một nghiệp vụ bạn nhanh chóng rút chứng từ ra khỏi tập đang xử lý và kẹp chúng theo thứ tự, lưu trữ vào một vị trí được phân loại.
• Trước khi kết thúc một ngày làm việc bạn nên kiểm tra lại các tập chứng từ chưa xử lý xong để vào vị trí dễ thấy để chuẩn bị xử lý ngay trong ngày mai. Cẩn thận hơn bạn nên ghi ra một quyển sổ nhỏ những việc hôm nay chưa hoàn thành để sáng hôm sau khi đến làm bạn sẽ không quên nhiệm vụ của mình.
• Không nên để quá nhiều chứng từ mà đã phân tích xong không cần thiết, chúng ta có thể loại bỏ chứng tránh gây nhiều nhầm lẫn các chứng từ khác.
• Khi tách hóa đơn khỏi phiếu thu thì bạn nên có một bản photo hóa đơn để lưu kèm với chứng từ đó.
• Sau khi xuất hóa đơn đầu ra, đầu vào nên sắp xếp theo đúng thứ tự để tiện cho việc thanh tra từ Thuế.

Hàng ngày mỗi kế toán viên tự sắp xếp các chứng từ cho mình như các bước trên thì mọi việc với bạn trở nên đơn giản và không sót công việc nào. Ngoài ra các chứng từ được sắp xếp luôn và ngay sẽ giúp bạn giải quyết nhanh chóng mọi việc mà không bị gián đoạn từ việc thất lạc giấy tờ nữa. Chúc bạn ngày làm việc hiệu quả và thành công.